در این مقاله به تعریف نقش SPOA میپردازیم، همه میخواهند  که کار بیشتری را در زمان کمتری انجام بدهند، ولی وقتی که نیاز به همکاری باشد، معمولا مشکلات یکسانی برای همه پیش می آید: سردرگمی در مورد اینکه چه کسی مسئول چه فعالیتی است، اصطکاک بین تیم ها و یا دپارتمان های دخیل در پروژه و یا اینکه برخورد به یک مشکل جزئی باعث توقف کل پروژه میشود. یک شرکت خدمات ملک در آمریکا راهکاری برای این مشکل ارائه میدهد که نام آن را Single Point of Accountability و یا SOPA گذاشته است که ترجمه کلمه به کلمه آن نقطه یکتا مسئولیت میباشد.

SPOA چگونه کار میکند؟

برای هر پروژه ای که نیاز به همکاری چندین تیم دارد، یک نفر به عنوان SPOA مشخص میشود. این فرد مسئول پیشبرد آن پروژه، رفع مشکلات، رفع ابهام و تفویض وظایف است. البته او مجبور نیست کل پروژه را خودش انجام بدهد، اما باید اطمینان حاصل کند که این پروژه انجام میشود و مسئولیت های همه مشخص است. همچنین وقتی کسی نیاز به بروزرسانی و یا آپدیت در مورد پروژه دارد، SPOA شخصی است که باید به سوال های او پاسخ دهد.

یک SPOA خوب، شفافیت را برای هر کس که از نقش خود مطمئن نیست فراهم میکند. او دیگران را قادر می سازند که تمرکز کنند، زیرا همه می دانند که SPOA بر روی پیشرفت و موفقیت پروژه به طور وسواسی فکر و برنامه ریزی کرده است، بنابراین آنها مجبور نیستند که هر لحظه قسمتی از تمرکز خود را بر روی دید کلی و نهایی پروژه صرف کنند. با آگاهی دائمی از هر مرحله از پروژه، SPOA می تواند الگوهای تکرار شونده در روند انجام پروژه های خاص را تشخیص داده و در همین حین در مورد نحوه کارکردن و چگونگی بهبود روند در آینده نظر دهد.

بر خلاف مدیر پروژه، SPOA عنوان شغلی یا نقش بلند مدت نیست، بلکه هر زمان که پروژه جدیدی وجود دارد که به طور دقیق در شرح وظایف یکی از عناوین شغلی و یا دپارتمان های موجود قرار نمی گیرد، یک نفر به عنوان SPOA تعریف میشود تا آن را به انجام برساند. بر خلاف مدیران محصول، وظیفه SPOA مطلع شدن از نارضایتی مشتری و انتقال این نارضایتی و دلایل آن به ارکان های داخلی سازمان نیست. تنها وظیفه مسئول SPOA به انجام رساندن پروژه ای میباشد که به او واگذار شده که این امر، از طریق جمع آوری تیم درون سازمانی مناسب، تعیین نقش و رفع مشکلات پیش آمده در حین کار به سرانجام میرسد.نقش SPOA شاید به نقش “پاسخگو” در ماتریس RACI  نزدیک باشد (یک چارچوب مدیریت پروژه که برای روشن شدن نقش ها و مسئولیت ها طراحی شده است) اما بسیار ساده تر و واضح تر از آن میباشد، که همین مساله باعث می شود این پروسه به طور ارگانیک در سازمان شما قابلیت تکرار با افراد مختلف به عنوان SPOA داشته باشد.

۵ عامل کلیدی رویکرد SPOA

در حالی که درک ایده اصلی SPOA آسان است ،شرکت Compass که مبدع این روش است در طی سال ها به کار بستن این روش به ۵ نکته زیر برای اجرای صحیح، بهینه و به موقع این روش دست پیدا کرده است که نتایج منتشر شده توسط این شرکت را با هم میخوانیم:

۱) پروژه های بین تیمی به SPOA نیاز دارد. به عنوان مثال ، هر بار که Compass را در شهر جدیدی راه اندازی می کنیم، یک نفر را به عنوان SPOA برای نظارت بر توسعه و پیشرفت پروژه اختصاص می دهیم. افتتاحیه ها و راه اندازی های یک شعبه و یا یک مرکز جدید نیاز به همکاری نزدیک از ده ها دپارتمان دارد و همین مساله وجود یک نفر را به عنوان SPOA ضروری می کند.

۲) پروژه های جدید به SPOA نیاز دارند. اولین باری که درآمد سه ماهه را به عنوان یک شرکت دولتی گزارش کردیم، می دانستیم که با موانع و چالش های جدیدی مواجه خواهیم شد، زیرا قبلاً هرگز این کار را انجام نداده بودیم. واضح بود که SPOA باید سرپرست امور مالی ما باشد. در این مورد ، SPOA ما برای ابتکار کلی تصمیم گرفت که SPOA های فرعی را برای هر معیار اصلی که باید گزارش دهیم ، تعیین کند.

۳) باید به SPOA ها قدرت مدیریتی داده شود. در بسیاری از پروژه ها ، مدیران پروژه فاقد نفوذ لازم برای رسیدن به ددلاین ها  و و کسب نتیجه مدنظر هستند. برای موفقیت SPOA، او باید بتواند کارهایی را به کسانی اختصاص دهد که هیچگونه اختیار مدیریتی بر آنها ندارد و گاها حتی از مدیران شرکت درخواست نیروی اضافی برای انجام به موقع کارها کند. ماهیت موقتی نقش در اینجا کمک می کند ، زیرا هر کسی می تواند SPOA باشد و این مساله باعث میشود کسانی که در یک پروژه تحت مدیریت SPOA قرار گرفته اند مشکل حادی با این قضیه نداشته باشند چراکه ممکن است در پروژه بعدی خودشان به عنوان SPOA انتخاب شوند. البته شما میتوانید در هنگام انتخاب فرد مناسب برای نقش SPOA ساختار سازمانی خود و ملزومات پروژه را نیز در نظر بگیرید تا این موارد اصطکاک به حداقل برسد.

۴) SPOA باید یک رابط اطلاعات عالی باشد. مهمترین مهارت مورد نیاز برای SPOA این است که بتواند اطلاعات متفاوت را با هم ترکیب کند و به روشنی به تمام تیم بگوید :”این چیزی است که من می بینم ، اینجا جایی است که ما خوب کار می کنیم ، اینجا جایی است که ما خوب عمل نکردیم ، و این چیزی است که من از شما برای رسیدن به هدف نیاز دارم.”

۵) منتظر تعیین SPOA نباشید. اگر در پروژه ای به نقطه ای رسیدید که متوجه شوید واقعاً باید SPOA داشته باشد، احتمالا دیگر دیر شده است. در آن زمان، پروژه شما به احتمال زیاد عقب افتاده است و در سردرگمی و سرخوردگی فرو رفته است، که این باعث میشود کسی که به عنوان SPOA انتخاب میشود نتواند عنان کار را در دست بگیرد و عملا کار زیادی از دستش برنخواهد آمد.در نهایت به یاد داشته باشید که هیچ کس به تنهایی موفق نمی شود چه در زندگی چه تجارت و کسب و کار، همکاری برای پیشرفت حیاتی است اما کار تیمی اگر هرکس درک نکند که در نهایت چه کسی پاسخگو است، کاری طاقت فرسا خواهد بود. رویکرد SPOA پیشرفت را تسریع می کند ، سردرگمی را کاهش می دهد و همکاری کارآمد را تسهیل می کند. تعیین SPOA ممکن است همه مشکلات شما را حل نکند ، اما همه را آزاد می کند تا نقاط قوت خود را به حداکثر برساند و بهترین نتایج را به دست آورد.